指示を出す人が注意すべきポイント その1
2024/12/13
前回は報連相の基礎とポイントをお伝えしました。
今回は「指示を出す人が注意すべきポイント」についてお伝えしていきます。
意識していない人も多くいつとは思いますが、
まず指示を出す人の目的は大きく分けて2つあります。
・同僚や部下のチカラを活用して仕事をより効果的に効率的に進めること。
・指示した仕事を通じて同僚や部下に学んでもらい成長してもらうこと。
これは全員に言えることですが、
どんな優秀な人でも1人でできる仕事は限られています。
ましてやリーダーや施設長などの役職になると、
全体の業務の流れ・事務業務から個別相談など
1人では対応しきれないことが多いです。
同僚や部下と役割分担しながら進めていくことによって、
その人の学びや成長する機会を提供してあげるということです。
特にリーダーや施設長・役員の重要な役目になるのでしっかりと覚えておいてください。
中には
「自分でした方が早い」と思い自分で行動する。
「自分ができるから人もできる」と思っている。
と考えている人も少ないですが、
これでは誰にも仕事を振ることはできません。
「仕事を振ることができない」ということは、
その人が抜ければ業務に支障が出るということです。
「人が仕事で学びを得た(新たな気づきや新たな思考)」や
「仕事で成長できた」と感じるのは、
日々の仕事の中で試行錯誤しながら
自分の経験値が上がっていくことを実感する。 そ
れを繰り返すことです。
・できなかったことができるようになった
・人に頼らず自分でできるようになった
・それが周囲(同僚や上司)に認められた。
そうすることにより人は成長していきます。
そのためにも指示を出す人やリーダー・施設長は、
自分の経験でより多く学んだことや自分で手に入れた知識をアドバイスし、
同僚や部下を成長させ戦力化していかないといけません。
そのためにも上司や専門職やわが社の勤務年数が長い人は
積極的に仕事の指示を出していってください。
また、人に指示を出すより「自分でした方が早い」と思う人はこんな経験をしているでしょう。
「ちゃんと指示出したのに、自分が思うように動いてくれない」
「わかりましたと言っていたのに、全然わかっていなかった」
「指示した内容と違いことをしようとしていた」
だから、「自分でした方が早い」と考えてしまいます。
指示した側からすると、
「あの人は人の話をちゃんと聞いてなかった」や
「仕事が雑だからあんなことをするんだ」など、
つい人のせいにしたくなります。
しかし「自分が思っている通りに人が動いてくれない」と人を批判する前に、
まずは同僚や部下が動きやすいように指示や命令を出すことができたかどうかを
しっかりと確認することが重要です。
僕が指示を出した時に「何でこんなことになった?」と思うことは多々あります。
その場合、「伝え方が悪かったんだろう」と思うようにしています。
指示を受けた人が悪いんじゃなく、
「指示を出した僕の指示が伝わっていなかった・伝え方が悪かった」と思うので、
あとで「どんな伝え方なら指示通りにできたのか?」や
「どんな伝え方なら相手に伝わったのか?」などの原因を考え、
反省し、伝え方を変えていくようにしています。
なので、大事なのは「伝えたかどうか」ではなく「伝わったかどうか」です。
仕事でもプライベートでも家庭でもよく聞く言葉は
「私(僕)はちゃんと伝えたんですけどね…。」や
「ちゃんと言ったよ!」という言葉です。
そう言いたい気持ちはわかりますが、
大事なのは「伝えたかどうか」ではなく「相手に伝わったかどうか」です。
よくコミュニケーションは
「言葉のキャッチボール」が大事だと
野球のキャッチボールに例えられます。
キャッチボールで大事なのは
「相手がとれるボールを投げてあげる」ことです。
つまり、相手がボールを取れなかったということは、
投げる側にも問題があったということです。
プロ野球選手が小学生とキャッチボールをするときに豪速球を投げないように、
指示を出す時にも、相手を見て、相手の状況や力量を把握して、
相手が受け取りやすい指示や言葉選びをすることが大事です。
まずは、自分が言った指示通りに動かないと人のせいにする前に、
動きやすいように指示や命令を出すことができたかどうかを考えるようにしてください。
たったこれだけでも「行き違い」や「言った聞いてない」などの
トラブルが減ることは間違いないです。
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