報告の基本

「報連相」とは、みなさんもご存知などおり

「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったものです。

 

言うまでもなく、仕事のベースとなる

コミュニケーションスキルの基盤となる部分です。

 

前回の報連相のメリットでもお伝えしましたが、

「報連相」をスタッフ全員が取り組み行うことによって、

仕事のミスやトラブルを防ぐことはもちろんのこと、

仕事をスムーズに進められ、その効果や効率を上げることができます。

 

「報告」「連絡」「相談」はどれも他の人に「何かを伝える」という行動ですが、

それぞれ使う場所や目的は違ってきます。

 

まずは、「報告」「連絡」「相談」の

「報告」について説明していきます。

 

報告とは、

「指示を受けた人が、指示を出した人に仕事の途中経過や結果の報告をする」

ことです。

 

指示は通常、自分より上の立場の人から与えられます。

そのほかに、スタッフ同士でも仕事をお願いすることもあると思いますが、

これも仕事の指示に入ります。

 

そのため、報告は部下から上司にするのが一般的ですし、

報告は基本的に１対１で行うのが原則です。

 

忘れていけないのは、「報告」は指示を受けた人の「義務」であるということです。

 

例えば、「〇〇さんのパット交換を頼んでもいいですか？」とあなたが言われたとします。
「わかりました」とあなたが指示を受け取ったのなら、

「〇〇さんのパット交換が終わりました。」

「尿量が少なく、あと○時間は大丈夫そうだったので交換していません。数時間後にもう一度確認し報告します。」など。

 

どんな小さな仕事であっても、

指示された仕事が完了したら報告をすることで初めて、

その義務を果たしたことになります。

 

つまり、「報告をするまでが仕事」ということです。

 

また、指示を受けた人が第三者にその指示をお願いした場合は、

お願いした人（第三者）に、

「仕事が完了したら、〇〇さんに報告してください」と伝え、

指示を出した人には、

「先ほどの指示は〇〇さんに引き継ぎました。仕事が終わり次第、〇〇さんから報告するように伝えています」と

報告して初めて仕事が終了します。

 

気をつけることは、報告する方法です。

 

報告は必ず指示を受けた人が、

上司に自ら報告することが大切になってきます。

 

ここで第三者を挟んでしまうと、

報告漏れや報告内容が間違って伝わる場合があるからです。

間違った報告が上司に伝われば、

第三者に報告を頼んだ人の責任になります。

 

どんなちいさな仕事内容でも、

指示を受けた人が責任を持って上司に直接報告するようにしましょう。

 

一般的に「報告」と聞くと、仕事が終わった後の「結果報告」をイメージしがちですが、

実はそれ以外にもいくつか押さえておくべき報告があります。

 

次回は押さえておくべき報告を整理してお伝えします。