連絡のポイント

前回は「連絡の基本」として、

「あなたが仕事上で知った情報や見た事実、

もしくはあなた自身に起きたことや経験したことを上司や同僚に正確に伝えること」

 

ここでいう仕事上で知った情報や見た事実とは、
・利用者様の薬に変更があった。
・治療方針で何かしら制限ができた。
・夜間に徘徊があった。
・利用者様Aさんと利用者様Bさんの間にトラブルがあった。
・ご家族から外出の要望があった。
・引き継ぎ時にその業務時間にあったことを正確に伝える。
などを指すと説明しました。

 

また、「自分の常識は他人の非常識」なので、

みんな知っているだろうと思うことであっても連絡することが大事だともお伝えしました。

 

今回は連絡のポイントやメリットについてお伝えします。

 

連絡のポイントとしては、
1．タイミング
2．性格と具体性
3．伝言する場合は必ず確認する
の3つです。
一つずつ解説していきます。

 

1．タイミング

 

連絡は最新情報が大事です。

基本的に連絡するタイミングはその情報を得てから、

早ければ早い方がいいです。

 

仮に、利用者様の状態が変わったとして、

その状態の連絡が1週間遅れたら意味がありません。
なので、何かしらの情報を得たら速やかに連絡することが大事です。

 

2．正確性と具体性

 

情報は正確かつ具体性でなければ、

その連絡を受けた人は「どのように行動すればいいのか・何をすればいいのか」がわかりません。

正確性とは、

「曖昧な言葉や表現は使わない」

ということです。

 

曖昧な言葉や表現の例
・なんとなく・できるだけ・なるべくなど＝個人によって解釈が違う。
・〇〇と聞きました。〇〇と言ってました＝不確実な情報源
・全力を尽くします、頑張ります。＝具体的な行動や結果が不明確など

 

曖昧な言葉や表現を使って話しても、

話した人（連絡した人）は100％伝わっていると思い込んでいます。
ここが問題なのです。

 

仮にあなたが仕事の連絡をし、

「なるべく早くしてください。お願いします」

と伝えたとします。

 

「なるべく早く」とは、

10分以内なのか？

1時間以内なのか？

今日中にすればいいのか？

がわかりません。

 

なので、連絡を受け取った人の「なるべく早く」の解釈で

仕事をすることになります。

 

連絡した人が思っている通りの仕事の結果

（この場合は、自分が思っている時間よりも遅く仕事が終わったなど）が得られなかったとしたら、

連絡した方に責任があります。

このようなトラブルは現場では多く見受けられます。

 

報連相全体に言えることですが、「連絡は正確に伝える」ことが大事です。

 

また、具体的に連絡する場合は、数字を使うといいです。

 

先ほどで言うと

「なるべく早く」ではなく、「10分以内にしてください」と伝えることです。
「今週中に会議を行います」ではなく、「火曜日の16：00から会議をします」と伝える。
「すこし早めに集合しましょう」ではなく、「10：00集合ですが、9：45に集合しましょう」と伝える。
正確性と具体性を意識するだけでも、トラブルは減少します。

 

3．伝言する場合は必ず確認する

 

連絡する場合、本人に直接するのが一番いいですが、

休みだったり、引き継ぎのシフトが合わず会えないなどあると思います、

 

その場合は、伝言が本人に確実に伝わったかどうかをその後に確認します。
確認することでトラブルを防ぐことが目的です。

 

 

・連絡することのメリット

 

1．気持ちや思いを伝えられる。

 

介護の仕事はチームで行うことが多いです。
チームで働く一員として大事な考え方が、

「自分自身のことばかりではなく、チーム全体のことを考えて仕事をする」

ことです。

 

雰囲気の悪い職場は自己中心的な考え方が多く、

「自分さえ良ければいい」と思っている節があります。

 

そんな考えではチームワークという言葉は存在せず、

お互いが好き勝手仕事しているのでなんの成果も生まれません。

 

また、チームのためと思って発言する人もいます。
しかし、意見を聞いていると、
「その発言が本当にチームのためになっているのか？」
「自分が仕事でラクをしたいから、チーム全体で行わせようとしているのでは無いか？」
「自分たちは悪くなくて会社や環境が悪いと思っている」場合もあります。

 

この場合、会社が職場環境などを整えても、

自分たちの思い通りの職場にならない限り、

このような意見は無くなたならず、

何かにつけて文句を言ってくるそうです。

 

では、チームワークを良くしていくために何が必要かというと「連絡」です。
チーム意識を持っているから連絡しするのです。

「連絡をする」とは、周囲への「思いやり」や「配慮の気持ち」が「見える化」したものです。

 

「タメになる情報を得たから他の仲間にも教えてみよう」
「A利用者さんのこの介護情報を共有しておけば、他の人も介護がしやすくなるだろう」
「B利用者さんのこのリハビリ情報を共有すれば、Bさんが回復するだろう」

連絡とは、通常業務を円滑に進めるだけではなく、チームワークを円滑にするためにも大事なことなのです。

 

2．情報を与えた人の価値が上がる

 

みなさんもご存じだとは思いますが、

「仕事とは価値の交換」と言われています。

 

マンモスを狩っていた時代から、

周囲に価値を与えた人にはそれ相応の価値が与えられます。

 

これは「連絡」をした人にも同じことが言えます。
「自分の知らなかったA利用者さんの情報を教えてもらえたから、介護するのがラクになった」
「B利用者さんの接し方を教えてもらえたから、意思疎通が取りやすくなった」など。
そうなると、連絡してくれた人の価値は上がりますし、連絡してもらった方は助かる。
つまりWin-Winな関係になり、チーム内に相乗効果を生み出します。

 

施設長やリーダーは、主体的に連絡をした社員に対しては、

決して当たり前と思ってスルーするのではなく、

「ありがとうございます。あなたの連絡のおかげで助かりました！」などと

しっかり感謝の気持ちを返すことが大事です。

そうしないと、理想のチームを作り出すことできないと心がけてください。

 

報連相の連絡ひとつをとってもいろいろな役割があります。
自分が得た情報は自分1人のために使わず、

「チーム全体で共有しチームで利用者様を良くしていこう！」・「利用者様に毎日楽しんでもらおう！」

「仕事を円滑に進めよう！」「自分の情報で少しでも困っている同僚を手助けしよう！」

という思いやりや配慮の気持ちを持って連絡するようにしてください。

 

次回は、「相談の基本」についてお伝えします。