報告の種類について

前回もお伝えしましたが、

報告とは、「指示を受けた人が、指示を出した人に仕事の結果を報告するまでが仕事」です。
また、報告は指示を受けた人の「義務」であるともお伝えしました。

 

報告と聞くと「仕事が終わった時の報告」や「結果報告」だと考えられがちですが、

そのほかにも報告には種類があります。

 

報告の種類

 

・仕事の進捗状況を定期的に伝える

 

施設長からあなたがAさんの歩行訓練の計画とリハビリの実施を指示されたとします。
あなたが立てた目標は、「手引き歩行から3ヶ月で杖歩行で居室からトイレに移動できる」とします。

 

このような計画が長期化する場合、定期的な中間報告が必要になります。

「リハビリ始めて2週間経ちますが、現在は手引き歩行の距離が5mから10mに伸びました」
「リハビリ始めて2週間経ちますが、現状は変わりありません」など。
定期的に報告します。

 

中間報告により、リハビリの状況や今後のリハビリ方法を検討することで、

軌道修正ができます。

 

中間報告の良いところは、

仕事のムダ・ムリ・ムラが減り、効果・効率が上がることです。

 

「ムダ」：必要のない仕事を省く
↓
「ムリ」：その結果、一人ひとりの仕事の負担が減る
↓
「ムラ」：時間とエネルギーの分散が減り、一人ひとりの仕事の質が上がる

 

積極的に中間報告を行うことで、

施設長から新たな情報や仕事（上記の場合、リハビリ）の修正や

変更のアドバイスをもらうこともできます。

 

また、ムダ・ムリ・ムラを限りなく減らすことで、

仕事の質を高め、スタッフ一人ひとりの負担を減らし、

一人ひとりが仕事に集中できるメリットがあります。

 

・トラブル報告

 

利用者ご家族様や取引業者様からのクレームや自らミスを犯してしまった時に迅速に報告します。

 

クレームは組織全体で取り組む課題です。

決してクレームを言われた人だけで処理する事項ではありません。

クレームが発生した時点で迅速に報告してください。

 

また、自らミスを犯してしまった場合も、

なぜそのようなミスが起きたのかを検証しないといません。
ミスが起きた原因はなんだったのか？
今後、ミスが起きないようにするにはどうすればいいかを考えないといけません。

 

大切なのは、トラブルをおこなさい・ミスをしない努力と共に、

万が一トラブルが起きてしまった場合、迅速に上司に報告して、

会社全体で状況を共有し、全員で対応することです。

 

トラブルの報告が遅れれば遅れるほど、

できる対策手段の選択が少なくなり、

トラブルもどんどん大きくなります。

 

誰でも、自分のミスは隠したがるものです。

その理由の1つとして、指示を受けた人の「間違った責任感」があります。

 

間違った責任感とは、

「トラブルを起こした自分がなんとかしないといけない」と

問題を1人で抱え込んでしまうことです。

 

「トラブルやミスを言いたくない」や

「現状を少しでも良くしてから報告したい」という気持ちもわからないでもないですが、

報告が遅れたために取り返しのつかない状況になってしまっては意味がありません。

 

トラブル報告は、「トラブルが起きた直後」もしくは

「トラブルが起きそうだなと気づいた」ときに素早く報告することです。

 

また早急にトラブル報告をすることによって、

スタッフに大きなメリットがあります。

 

それは、報告した瞬間に責任の所在が上司に移ることです。

 

管理職目線の「報告の目的」は、
・仕事の進捗絵を確認する
・スタッフとコミュニケーションを取りつつ、スタッフの悩みや体調などを確認する。
・スタッフ（部下）の仕事の責任を取るためです。

 

いかなる状況でもスタッフ（部下）の仕事の責任は上司にあります。

 

しかし、トラブルがあったときにスタッフから報告がなく、

その事実を知らなかったら手の内ようもないし、

その責任も取ることができません。

 

当然ではありますが、

「上司への報告という義務」を果たさなかったスタッフの責任が大きくなります。

 

「自分が任された仕事だから、自分だけの力でトラブルを解決しないといけない」と考えるのは大きな間違いです。

仕事の責任とは、

「責任を取ることではなく、責任を果たすものである」と

心得てください。
なので、間違った責任感で1人で悩むのではなく、

いち早く上司に報告し、前向きに仕事ができる環境を作りましょう！

 

 

・変更報告

 

指示された仕事の条件などの変更が出たときに、すぐに報告します。
仮に居室の修繕を指示されたときに、日程が変更になったときは、
「先日は金曜日に修理に来ると言われていましたが、先ほど連絡があり、土曜日に変更になりました。」

などと報告しなければなりません。

 

変更があったにも関わらず、

報告しないのは指示を受けた人の責任です。

 

この場合、「言いました・聞いてない」などの

トラブルが出ないようにすること大事になってきます。

 

上司に伝えたときに、何を伝えたか再度確認する。
メモを残し渡すなど、聞き忘れや伝え忘れを防ぐ工夫が大事になります。

 

報告だけを紐解いても、このくらいの種類があります。
ケースにより報告するタイミングや方法が違ってきますので、

一人ひとりが再認識および共通認識を持って活用していってください。

 

次回は「連絡」についてお伝えしていきます